La tecnología hotelera es más confusa que nunca porque los hoteles y los operadores de STR ya no dependen de un solo sistema. La industria actual se basa en múltiples herramientas que abarcan las operaciones, la distribución y la experiencia de los huéspedes. El desafío no es la cantidad de sistemas, sino la mala conexión entre ellos, lo que genera trabajo manual, informes poco claros y lagunas de datos. A medida que la digitalización se expande, no existe una verdadera solución integral.
Con 57% de los hoteles Al ver crecer los ingresos gracias a la adopción de la tecnología, ahora es fundamental realizar las integraciones correctas. Este blog simplifica el panorama al explicar qué son las integraciones, por qué son importantes y cómo elegir la configuración correcta.
En pocas palabras, la integración consiste en el trabajo conjunto de diferentes programas, cada uno de los cuales se utiliza para un propósito específico, para facilitar y agilizar las operaciones hoteleras. En lugar de introducir la misma información varias veces, las actualizaciones de un sistema se reflejan en los demás, lo que mantiene las operaciones alineadas y reduce el trabajo manual.
Las integraciones funcionan a través de API que permiten que diferentes sistemas intercambien datos automáticamente en función de reglas definidas, lo que elimina la necesidad de introducir datos manualmente. El PMS actúa como el eje central, donde todas las herramientas conectadas sincronizan los datos para mantener una única fuente de información fiable. A medida que se producen acciones, como las reservas o la limpieza de habitaciones, las actualizaciones fluyen instantáneamente entre los sistemas, manteniendo las operaciones alineadas en tiempo real.
El PMS se encuentra en el centro, conectado a un conjunto tecnológico más amplio de los siguientes sistemas especializados:
• Sistema de administración de propiedades (PMS): Sistema básico para reservas, registros y facturación
• Punto de venta (POS): Gestiona las transacciones y el inventario en todos los puntos de venta
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM): Almacena los datos de los huéspedes para ofrecer experiencias personalizadas
• Sistema de gestión de ingresos (RMS): Optimiza los precios y el inventario
• Sistema central de reservas (CRS): Centraliza las reservas en todos los canales
• Gestor de canales: Sincroniza las tarifas y la disponibilidad en todas las OTAs
Estos son los sistemas principales. Se pueden agregar herramientas adicionales en función de las necesidades operativas:
• Wi-Fi y conectividad: Permite experiencias digitales personalizadas para los huéspedes
• IoT y sistemas inteligentes: Soporta la automatización, la energía y el mantenimiento
• Sistemas de back-office: Administración de contabilidad, recursos humanos e inventario
• Sistemas de seguridad: Control de acceso y vigilancia
• Aplicaciones móviles: Aplicaciones para huéspedes para reservar, registrarse y prestar servicios
Cada sistema desempeña una función específica, pero permanece conectado a través de integraciones. Por ejemplo, cuando el PMS, el RMS y los gestores de canales están vinculados, las tarifas de las habitaciones se actualizan automáticamente en todos los canales. Cuando las herramientas de limpieza se conectan al PMS, el estado de la habitación se actualiza instantáneamente después de la salida, lo que mejora la coordinación.
La tecnología hotelera moderna se basa en las integraciones porque ningún sistema puede gestionarlo todo por sí solo. Sin ellas, los datos permanecen aislados, las operaciones se fragmentan y los equipos luchan por responder con rapidez. Las integraciones sólidas mejoran la eficiencia y permiten una mejor toma de decisiones.
Las buenas integraciones van más allá de conectar sistemas. Crean un entorno operativo unificado y en tiempo real que mejora la eficiencia, la experiencia de los huéspedes y el control. La investigación muestra que los hoteles con las integraciones adecuadas pueden mejorar la eficiencia operativa hasta en un 30% y la satisfacción de los huéspedes hasta en un 15%.
Factores que hacen que las integraciones funcionen mejor:
Pero, sobre todo, una buena configuración de integración significa: sin trabajo manual repetido, sin demoras en las actualizaciones, sin desajustes de datos entre los sistemas y un claro impacto en la eficiencia, los ingresos y la experiencia de los huéspedes.
La mayoría de las fallas de integración no se deben a un software defectuoso, sino a brechas en la planificación, el flujo de datos y la propiedad. Comience por comprender las necesidades de su propiedad. Un hotel boutique puede priorizar la comunicación personalizada con los huéspedes, mientras que un hotel de negocios puede centrarse en las herramientas para conferencias, las ventas adicionales y la conectividad.
Las trampas de integración que se deben evitar son:
• ¿Cuánto tiempo llevará la implementación completa de nuestro tipo de propiedad?
• ¿Qué nivel de formación del personal se incluye y en qué formato?
• ¿Cómo se apoya la incorporación del personal no técnico?
• ¿Cuáles son los desafíos más comunes durante la configuración y cómo se resuelven?
• ¿Necesitaremos recursos internos o soporte de TI durante la implementación?
• ¿Cómo encaja este sistema en nuestros flujos de trabajo diarios actuales?
• ¿Qué tareas manuales reemplazará o reducirá de inmediato?
• ¿Cómo lo utilizan los diferentes equipos (recepción, limpieza, mantenimiento)?
• ¿Podemos hacer un seguimiento de las tareas, el desempeño y la responsabilidad en un solo lugar?
• ¿Qué mejoras operativas han registrado propiedades similares?
• ¿Puede este sistema admitir fácilmente varias propiedades o ubicaciones?
• ¿Cómo gestiona el aumento del volumen de reservas, personal o huéspedes?
• ¿Podemos añadir nuevas funciones o integraciones a medida que crecemos?
• ¿Se mantendrá estable el rendimiento durante los períodos de máxima demanda?
• ¿El sistema es flexible para diferentes tipos de propiedades (hoteles, alquileres, híbridos)?
• ¿Quién es responsable si las integraciones fallan o los datos no se sincronizan?
• ¿Gestiona las integraciones directamente o depende de terceros?
• ¿Cuánto control tenemos sobre los flujos de trabajo y las configuraciones?
• ¿Qué ocurre si queremos cambiar o añadir otro sistema más adelante?
• ¿Quién es el propietario de los datos almacenados en el sistema?
• ¿Cuál es el costo total más allá de la suscripción (configuración, integraciones, capacitación)?
• ¿Hay cargos adicionales por las API, el soporte o las actualizaciones?
• ¿Cómo se escalan los precios a medida que agregamos habitaciones, usuarios o propiedades?
• ¿Qué ROI debemos esperar y en qué plazo?
• ¿Hay contratos a largo plazo o costos de salida?
• ¿Qué datos se sincronizan en tiempo real y cuáles no?
• ¿La integración es unidireccional o bidireccional en todos los sistemas?
• ¿Cómo se garantiza la precisión de los datos y se evita la duplicación?
• ¿Qué medidas de seguridad protegen los datos operativos y de los huéspedes?
• ¿Cómo gestiona las normas de privacidad y cumplimiento de los datos?
• ¿Cuál es su garantía de disponibilidad y su compromiso de SLA?
• ¿Con qué rapidez responde su equipo cuando los sistemas dejan de funcionar?
• ¿Ofrecen soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, especialmente durante los períodos pico?
• ¿Hay un administrador de cuentas dedicado o un contacto de soporte?
• ¿Cómo monitoriza y resuelve de forma proactiva los problemas del sistema?
Piensa a largo plazo. El objetivo no es comprar más herramientas, sino crear sistemas que funcionen en conjunto sin problemas para respaldar las operaciones, la experiencia de los huéspedes y el crecimiento de los ingresos. Marriott invierte más de mil millones de dólares al año en la creación y el mantenimiento de ecosistemas tecnológicos integrados.
¿Está listo para crear un sistema tecnológico que realmente funcione para sus operaciones? Síguenos para obtener más información y explorar cómo Dharma OPS puede ayudarte a conectarte, automatizar y escalar con claridad.
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